2019年6月15日のビジネスシーンにおいて、重要な商談が時間切れとなり、打ち合わせるべき内容を消化できないという事態は少なくありません。お互いの貴重な時間を無駄にしないためにも、このような状況でどのように振る舞い、いかに商談を効率的に進めるかが、デキるビジネスパーソンの重要なスキルとなってくるでしょう。
商談が予定時刻を迎えた際、まだ話が中途半端でも、原則として時間延長は避けるべきです。社内の打ち合わせであれば訪問した側から、社外との商談であればその場を依頼した側から切り上げるのがマナーとされています。この際、「時間なので」といった直接的な表現は、相手に冷たい印象を与え、角が立つことにもなりかねません。そこで、「このテーマは次回までの課題とさせていただいてはいかがでしょうか」のように、次回へ繋げる問いかけの形にするなど、表現に配慮することが肝要です。
理想的な商談の進め方は、予定終了時刻の10分前までに本題をすべて完了させることです。残りの10分間は、次回の具体的な日程調整や、今回の商談で出た課題の確認、そして人間関係を円滑にするための雑談に充てる「調整弁」として活用できます。もし本題が長引いてしまっても、この雑談用の時間を削ることで、時間内に商談をまとめることが可能になるでしょう。
商談の成否を分ける「ファシリテーター」の役割とスキル
商談を時間内に、かつ効率的に進行させるためには、進行の舵取り役、すなわち「ファシリテーター」の存在が不可欠です。ファシリテーターとは、会議や商談などの議論を円滑に進め、参加者全員の意見を引き出し、合意形成を支援する役割を持つ人のことです。この役割を担う人は、要所要所で「つまり、現時点でのポイントは〜ということですね」と内容を整理してまとめたり、「この論点については現段階で結論が出ないため、次回改めてご相談させていただければと思いますが、いかがでしょうか」と話題を振り分けたりして、進行をコントロールします。
また、話が本来の目的から逸れてしまいがちな「脱線」が発生した場合も、速やかに軌道修正し、最も重要な話題に十分な時間を割けるように目配りをする必要があります。取引先との立場や関係性を考えると、ためらいを感じることもあるかもしれませんが、お互いの貴重なビジネスアワーを最大限に有効活用するため、積極的にこの舵取り役、ファシリテーターを担うべきだと筆者は考えます。
このように進行役を率先して務め、商談を成功に導こうとする姿勢は、SNSでも「デキる人の立ち振る舞い」「相手へのリスペクトを感じる」と好意的に受け止められています。ビジネススキルとしてファシリテーション能力を磨くことで、商談相手からの信頼獲得にも繋がるでしょう。